Plaatselijke regeling’: elke gemeente behoort zo’n soort ‘reglement’ te hebben. Daarin wordt de werkwijze van de gemeente geregeld, ook omvang van de kerkenraad bv. De gemeente wordt bij de inhoud betrokken. Het ontwerp is ter inzage en kan bij de scriba worden opgevraagd.

Plaatselijke regeling ten behoeve van het leven en werken van de Protestantse Gemeente van bijzondere aard Rondom de Pelikaankerk Leeuwarden

 

Deze plaatselijke regeling is vastgesteld door de kerkenraad op  6 juli 2015 en is van kracht vanaf 1 september 2015.

1. Samenstelling van de kerkenraad

1.1.1      In de laatste vergadering van het jaar bepaalt de kerkenraad uit hoeveel leden de kerkenraad in het daarop volgende jaar zal bestaan.

1.1.2      Als adviseurs nemen aan de kerkenraadsvergaderingen deel

a) de kerkelijk werkers in de bediening t.b.v. het pastoraat

b) de kerkelijk werkers in de bediening t.b.v. het jeugd- en jongerenwerk

met dien verstande dat zij de besprekingen van hun arbeidsveld bijwonen.

 

2. Verkiezing van ambtsdragers

2.1           Algemeen

2.1.1      De belijdende leden zijn stemgerechtigd. De stemming geschiedt schriftelijk.

2.1.2      Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald, tot het aantal vacatures dat vervuld moet worden.

2.1.3      Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.

2.1.4      Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot.

2.1.5      Er kan bij volmacht worden gestemd, met dien verstande dat niemand meer dan twee gevolmachtigde stemmen kan uitbrengen en alleen stemgerechtigde leden gevolmachtigde stemmen kunnen uitbrengen.

2.1.6      De volmachten zijn schriftelijk en ondertekend en worden van te voren aan de kerkenraad getoond.

 

2.2           Verkiezing van ouderlingen en diakenen

2.2.1      De verkiezing van ouderlingen en diakenen vindt bij voorkeur plaats in de maand mei.

2.2.2      De uitnodiging tot het doen van aanbevelingen, genoemd in Ord. 3-6-3 wordt tenminste 8 weken voordat de verkiezing plaats heeft, door de kerkenraad gedaan.

2.2.3      De uitnodiging om te stemmen wordt tenminste 4 weken voordat de verkiezing plaats heeft, door de kerkenraad gedaan.

2.2.4      Ouderlingen en diakenen worden gekozen tijdens een vergadering van stemgerechtigde leden.

2.2.5      Na kennisneming van de ingekomen aanbevelingen voor de verkiezing van ouderlingen en diakenen stelt de kerkenraad voor elk ambt afzonderlijk een kandidatenlijst vast, waaruit de verkiezing door de stemgerechtigde leden van de gemeente plaatsvindt.

2.2.6      Indien er niet meer kandidaten zijn dan het aantal vacatures dan zijn de kandidaten op de lijst verkozen verklaard.

 

2.3           Verkiezing van predikanten

2.3.1      De uitnodiging om te stemmen wordt tenminste 4 weken voordat de verkiezing plaats heeft door de kerkenraad gedaan.

 

3. De werkwijze van de kerkenraad

3.1.1      De kerkenraad vergadert in de regel 10 maal per jaar

3.1.2      De vergaderingen van de kerkenraad worden tenminste 5 dagen van tevoren bijeengeroepen door het moderamen, onder vermelding van de zaken, die aan de orde zullen komen (de agenda).

3.1.3      Van de vergaderingen wordt een schriftelijk verslag opgesteld, dat in de eerstvolgende vergadering door de kerkenraad wordt vastgesteld.

3.1.4      De in Ord. 4-8-2 genoemde jaarlijkse verkiezing van het moderamen geschiedt als regel in de maand september. Tijdens deze vergadering worden tevens plaatsvervangers aangewezen.

3.1.5      In de gevallen dat de kerkorde voorschrijft, dat de kerkenraad de gemeente kent in een bepaalde zaak en haar daarover hoort belegt de kerkenraad een bijeenkomst met de (betreffende) leden van de gemeente, die wordt
– aangekondigd in het kerkblad, dat voorafgaande aan de bijeenkomst verschijnt, dan wel per brief

– afgekondigd op tenminste twee zondagen, die aan de bijeenkomst voorafgaan.

3.1.6      In deze berichtgeving vooraf maakt de kerkenraad in het kort kenbaar over welke zaak hij de gemeente wil horen.

3.1.7      De kerkenraad kan besluiten dat gemeenteleden en andere belangstellenden als toehoorder tot een bepaalde vergadering toegelaten worden.

3.1.8      Het lopend archief van de kerkenraad berust bij de scriba met inachtneming van de verantwoordelijkheid van het college van kerkrentmeesters voor de archieven van de gemeente uit hoofde van Ord 11-2-7 sub g.

3.1.9      De kerkenraad laat zich in zijn arbeid bijstaan door de navolgende commissies:

– taakgroep pastoraat

– taakgroep eredienst

– taakgroep vorming & toerusting

– taakgroep jeugd & jongeren

– taakgroep onderlinge relaties

– taakgroep public relations

3.1.10   Nadere bepalingen omtrent de samenstelling, benoeming en opdracht van de commissies, de contacten tussen kerkenraad en de commissies, de werkwijze van de commissies, de rapportage aan de kerkenraad e.d. zijn per commissie vastgelegd in een instructie, die als bijlage aan de plaatselijke regeling is gehecht.

4. Besluitvorming

4.1.1      In alle kerkelijke lichamen worden besluiten steeds na gemeenschappelijk overleg en zo mogelijk met eenparige stemmen genomen. Blijkt eenparigheid niet bereikbaar, dan wordt besloten met meerderheid van de uitgebrachte stemmen, waarbij blanco stemmen niet meetellen.

4.1.2      Stemming over zaken geschiedt mondeling, tenzij om schriftelijke stemming wordt gevraagd. Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is het voorstel verworpen.

4.1.3      Stemming over personen geschiedt schriftelijk.

Wanneer er niet meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, kan mondeling worden gestemd als niemand van de aanwezige leden tegen mondelinge stemming bezwaar maakt.

Indien één kandidaat wordt voorgesteld en de stemmen staken, vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan is de kandidaat niet verkozen. Indien er meer kandidaten zijn dan er verkozen moeten worden, zijn van hen verkozen diegenen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht en die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen hebben behaald, tot het aantal vacatures dat vervuld moet worden.

Indien voor een vacature geen van de kandidaten een meerderheid heeft behaald, vindt een herstemming plaats tussen de twee kandidaten die de meeste stemmen behaalden.
Staken de stemmen, dan vindt herstemming plaats. Staken de stemmen weer, dan beslist het lot.

4.1.4      Geen besluiten kunnen worden genomen indien niet ten minste de helft van het aantal leden van het kerkelijk lichaam ter vergadering aanwezig is.

Wanneer in een vergadering het quorum niet aanwezig is, kan ten aanzien van een op die vergadering ingediend voorstel een besluit worden genomen op een volgende vergadering die ten minste twee weken later wordt gehouden, ook wanneer dan het quorum niet aanwezig is.

 

5. Kerkdiensten

5.1.1      De wekelijkse kerkdiensten van de gemeente worden volgens een door de kerkenraad vastgesteld rooster gehouden in de Pelikaankerk.

5.1.2      Bij de bediening van de doop van kinderen kunnen alleen belijdende leden de doopvragen beantwoorden.

5.1.3      Tot het avondmaal worden zowel belijdende leden als doopleden toegelaten.

 

6. De vermogensrechtelijke aangelegenheden

6.1.1      In de laatste vergadering van het jaar bepaalt de kerkenraad uit hoeveel leden het college van kerkrentmeesters  in het daarop volgende jaar zal bestaan.

6.1.2      Van de kerkrentmeesters is de meerderheid ouderling. De overige leden zijn geen ouderling.

6.1.3      Het college van kerkrentmeesters wijst uit zijn midden een administrerend kerkrentmeester aan, die belast wordt met de boekhouding van het college.

6.1.4      De administrateur woont de vergaderingen van het college bij en heeft daar een adviserende stem. Op hem is het bepaalde in Ord. 4-2 betreffende de geheimhouding van toepassing.

6.1.5      Het college van kerkrentmeesters wijst uit zijn midden een penningmeester aan.

6.1.6      De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens de gemeente ten laste van de gemeentekas, met inachtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximaal bedrag van duizend euro per betaling. Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en penningmeester of secretaris en penningmeester gezamenlijk bevoegd.

6.1.7      De penningmeester kan zich doen bijstaan door een kashouder die geen eigen bevoegdheid heeft.

6.1.8      Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter op als diens plaatsvervanger.

 

7. College van Diakenen

7.1.1      In de laatste vergadering van het jaar bepaalt de kerkenraad uit hoeveel leden het College van diakenen in het daarop volgende jaar zal bestaan.

7.1.2      Het College van Diakenen wijst uit zijn midden een administrerend diaken aan, die belast wordt met de boekhouding van het college.

7.1.3      De administrateur woont de vergaderingen van het college bij en heeft daar een adviserende stem. Op hem is het bepaalde in Ord. 4-2 betreffende geheimhouding van toepassing.

7.1.4      Het College van Diakenen wijst uit zijn midden een penningmeester aan.

7.1.5      De penningmeester is bevoegd betalingen te doen namens de gemeente ten laste van de diaconale kas, met inachtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximaal bedrag van tweehonderdvijftig euro per betaling. Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en penningmeester of secretaris en penningmeester gezamenlijk bevoegd.

7.1.6      Bij afwezigheid of ontstentenis van de penningmeester treedt de voorzitter op als diens plaatsvervanger.

 

8. Begrotingen, jaarrekeningen

8.1.1      De jaarrekeningen en begrotingen kunnen gedurende één week worden ingezien. Bij de publicatie worden tijd en plaats vermeld.

8.1.2      Reacties kunnen tot drie dagen na het einde van de periode van terinzagelegging worden gestuurd aan de scriba van de kerkenraad.

 

 

Ondertekening

 

 

Aldus te Leeuwarden vastgesteld in de vergadering van ……………………………….

 

 

 

Preses:                   ………………………………………………………      Handtekening: ………………………………………………………..

 

 

 

Scriba:  ………………………………………………………      Handtekening: ………………………………………………………..

 

 

 

BIJLAGE BEHOREND BIJ ART. 3.1.10 “COMMISSIES”

 

TER INLEIDING

Vorming, opheffing of ontbinding van een commissie geschiedt, op voorstel van de kerkenraad of de commissie zelf, door de kerkenraad. Een nieuw opgerichte commissie wordt vermeld in het kerkblad. In iedere commissie heeft 1 lid van de kerkenraad zitting. De werkzaamheden van de commissies worden in de vergadering van de kerkenraad besproken en vormen een vast onderdeel in de agenda van de kerkenraadsvergadering.

 

De commissie zoekt zelf geschikte kandidaten om zitting te nemen in deze commissie. De leden worden door de kerkenraad, op voordracht van de commissie, benoemd.

 

Commissies, die geen ad-hoc of tijdelijk karakter hebben, kunnen ook aangeduid worden als “taakgroep”.

 

Een taakgroep voert in opdracht van de kerkenraad dat deel van de dagelijkse taken van de kerkenraad uit die onder haar werkgebied vallen. Indien veranderingen in de gebruikelijke gang van zaken wenselijk zijn kan de taakgroep hiertoe -gevraagd en ongevraagd – adviezen geven of voorstellen doen aan de kerkenraad.

Om de efficiëntie van de kerkenraadsvergadering te bevorderen worden grotere veranderingen schriftelijk ingediend en indien wenselijk mondeling toegelicht.

Een voorstel behandelt de volgende punten:

(1) Situatie (2) Doel van de verandering (3) mogelijkheden met voor- en nadelen (4) voorstel/advies

 

Jaarlijks wordt door de commissie aan de hand van het meerjarenplan, een werkplan alsmede begroting gemaakt welke ter goedkeuring aan de kerkenraad wordt voorgelegd.

TAAKGROEP PASTORAAT

De taakgroep pastoraat ondersteunt de kerkenraad in het pastoraatswerk in de gemeente. De gemeente is daarvoor in een aantal wijken ingedeeld, waarvoor een ouderling de verantwoording draagt.

Onder de taken vallen: bezoekwerk, groothuisbezoek, avondmaal aan huis, aansturen van wijkmedewerkers.

 

TAAKGROEP EREDIENST

De taakgroep eredienst ondersteunt de kerkenraad bij de invulling en uitvoering van de erediensten.

Onder de taken vallen: invulling preekrooster, invulling erediensten en bijzondere erediensten, aansturing bij taakuitvoering van vrijwillige kosters, organisten, beameristen, opstellers zondagsbrief, en cantorij; afstemming met andere taakgroepen, voor zover het de invulling van de eredienst betreft.

 

TAAKGROEP VORMING & TOERUSTING

De taakgroep vorming & toerusting ondersteunt de kerkenraad bij de vorming en toerusting van de gemeente.

Onder de taken vallen: bijbelstudiegroepen, (belijdenis)catechese, open-avonden met een vormend en/of toerustend karakter.

 

TAAKGROEP JEUGD & JONGEREN

De taakgroep jeugd & jongeren ondersteunt de kerkenraad bij de vorming, toerusting en onderlinge binding van gemeenteleden.

Onder de taken vallen: kinder- en/of jongerennevendienst, activiteiten die de onderlinge band bevorderen.

 

TAAKGROEP ONDERLINGE RELATIES

Onder deze taakgroep vallen een aantal activiteiten die de onderlinge band in de gemeente versterken: Koffiedrinken op woensdag, Koffie en een goed gesprek, ….

TAAKGROEP PUBLIC RELATIONS

De taakgroep Public Relations ondersteunt de kerkenraad bij het presenteren van de gemeente en alle activiteiten van de gemeente zowel binnen als buiten de kerkelijke kring.

Hieronder vallen publicaties op papier (Geandewei , zondagsbrief), publicaties op internet (site en publicaties van erediensten).